Жизнь иногда состоит из бесконечного списка неотложных дел. Кажется, 24 часов в сутки недостаточно, чтобы успеть разобраться с рабочими вопросами, домашними хлопотами и уделить внимание близким. Успевать всегда и во всем поможет тайм-менеджмент — искусство управления временем.
Главным помощником станет ежедневник, благодаря которому не нужно держать в голове информацию о важных делах, встречах и заданиях. Главное — приучиться каждый вечер составлять расписание на следующий день. При этом оставьте примерно 40% рабочего времени на решение незапланированных вопросов, иначе рискуете вместо плодотворной работы получить стресс и неудовлетворенность результатом.
Порядок на столе — порядок в голове. Необходимость добывать нужные вещи из кучи бумаг и папок на столе негативно влияет на скорость и продуктивность работы. Наведите порядок, определив для каждой мелочи место, а ненужное отправьте в мусорное ведро.
Отправляясь на встречу, к специалисту или в какое-либо учреждение, не забудьте предварительно позвонить и узнать график приема и часы работы. Таким образом убережете себя от бесполезной траты времени, утомительного ожидания под дверью кабинета и больших очередей.
Если слишком часто отвлекаетесь на то, чтобы проверить почту или входящие сообщения в социальных сетях, отключите интернет до той поры, пока не выполните запланированные дела. Если же доступ необходим для работы, заблокируйте сайты, которые отнимают ценное время.
Заранее готовьте к телефонным разговорам: напишите перечень вопросов и тезисов, которые собираетесь обсудить, положите рядом необходимые документы. Старайтесь не делать важные звонки в начале рабочего дня и в самом конце, в это время рискуете не застать абонента на месте.
Чтобы не тратить время, вновь и вновь пытаясь дозвониться по нужному номеру, оставьте сообщение на автоответчике с просьбой перезвонить. Не забудьте указать имя, должность и название организации, которую представляете.
Начинайте день с «лягушки». Этим словом в тайм-менеджменте обозначают небольшие, но не очень приятные дела, до которых никогда не доходят руки. Несколько «лягушек», не выполненных вовремя, могут привести к авралу. Поэтому каждый день выбирайте одно неприятное дело и делайте сразу, не откладывая. Это задаст нужный ритм рабочему процессу.
Источник: